日程調整ツール設定マニュアル
日程調整ツールをアイテマスもしくはTimeRexのどちらかをお選びください。
使用目的は「アポイント取得後のクライアントとの日程調整」の為です。
アイテマス：https://aitemasu.me
TimeRex：https://timerex.net/
※どちらも現時点では無料で利用可能でGoogleカレンダーと連携するツールとなります。
［アイテマスの場合］
①アイテマス(https://aitemasu.me)のリンクから、Webブラウザ版をクリック
②空き時間提示型に変更
画面上部の日程候補提案型を空き時間提示型に変更。
空き時間提示型は、Googleカレンダーが空いている時間帯を自動で抽出して提示する形式です。
③ログイン
Googleカレンダーのスケジュールと連携し空いている日時を自動で抽出するため、
Googleアカウントでのログインが必要です。
使用されるGoogleカレンダーのGoogleアカウントでログインしてください。
④アカウント設定
下記項目を入力し、保存して次へをクリックしてください。
【入力項目】
- アカウント
- ユーザーID
- 日程調整時に表示させる情報 日程調整の際に相手の方が見ることができる情報です。
- お名前
- あなたの所属/会社名、肩書等
- タイムゾーン
- （GMT＋09:00）Tokyoを選択下さい
- カレンダーの表示設定
- 週の始まりの曜日
- 言語
- 日本語
⑤このリストの追加・変更はこちらをクリック
空き時間提示型より「このリストの追加・変更はこちら」をお選びください。
⑥テンプレート設定
空き時間提示型 新規テンプレート作成
- テンプレート名：「フォーム営業（HigherWorks）」など、管理しやすい名前を設定してください。
※相手の方へは表示されません。 - テンプレートID：管理しやすい名前を設定してください。※公開するURLに挿入されます。
- 例）商品名(keyman, newbizなど)
- 支店(osaka, tokyoなど)
- 流入元（mail, form, linkedinなど）
⑦基本設定
- 主催者：ログインしている方のGoogleアカウントが表示されます。
- チーム機能を使うと、チームに入っている他のGoogleIDを主催者へ設定することもできます。
- 予定の所要時間：MTGの時間を設定してください。
- 予定タイトル：【株式会社〇〇 お打ち合わせ】など、相手の方にも分かりやすいタイトルを設定してください。※Googleカレンダーのタイトルになり、相手の方も閲覧可能です。
- 場所・ビデオ会議：「追加」からZoomやMeetなどのオンライン会議の設定をしてください。
⑧調整前/調整後のメッセージ
日程調整の際に相手の方へ表示されるメッセージの設定をしてください。
［調整前のメッセージ文面例］
下記よりご都合の良い日程をお選びください。
［調整後のメッセージ文面例］
スケジュール調整頂き、ありがとうございます。 お話できるのを楽しみにしております。
⑨相手に提示する日程範囲
相手の方に提示するスケジュールの範囲をご指定ください。
【推奨設定】カレンダー期間：今月分（30日分）
※1ヵ月先までのスケジュールを公開すると商談の予約数が上がります。
⑩相手に提示する時間帯
相手の方に提示する時間帯をご指定ください。
【推奨設定】
- 1日の開始時/終了時：貴社の終業時間に合わせて設定ください。
- オフタイムを設定する：お昼休みなど、オフタイムを設定したい場合は入力してください。
- 休日：貴社の休日に合わせて設定ください。
- 曜日ごとに時間帯を設定する：曜日毎に商談時間を変えたい場合に設定ください。
- 祝日は相手から選択不可にする：祝日を選択したい場合は、日本の祝日を選択してください。
- 終日予定のある日は相手から選択不可にする：必要があれば設定してください。
- 予定前の準備時間：お打ち合わせの前に準備時間が必要な場合は、設定してください。
- 予定後の準備時間：お打ち合わせの後に空き時間が必要な場合は、設定してください。
- 空きとみなす予定名（部分一致）：必要があれば設定してください。
- 仮押さえが入っている日時は選択不可にする：必要があれば設定してください。
⑪相手に求める情報
相手の方に予約時に入力頂く内容です。
当日いらっしゃらなかった場合など、ご連絡できるように下記設定を推奨しております。
【推奨設定】
- 用件・コメント等：表示する
- メールアドレスを必須入力にする：あり
- 所属/会社名を入力してもらう：あり
- 電話番号を入力してもらう：あり
⑫回答締め切り
- 回答締め切り時間：ご都合に合わせて設定してください
- 最大回答受付数：制限なし
⑬調整完了後の追加処理
- 日程確定後にリダイレクトさせるURL：必要に応じて設定してください
- 日程確定時に通知する他のメールアドレス：form-kawakami@r-kawakamihigherworks-jp
- Googleカレンダーのゲスト欄は非公開にする：なし
- リマインダーメール：予約日程より指定時間前に自動でリマインドのメール送信が可能。
- リマインド時間：24時間（推奨）
- リマインダーメール本文：デフォルトのままで問題ありません。
⑭その他
- あなたの所属/会社名、肩書等：貴社の社名や肩書を入力してください。
画面中央の下部の「保存」を押して完了です。
⑮上記で設定した日程調整用リンクを弊社担当者までお知らせください。
日程調整リンク取得方法
- 空き時間提示型を選択
- 公開該当するリストの公開URLを取得をクリック
- 表示されるURLをコピーし、お知らせください
アイテマスの設定は以上になります。
ご不明点等ございましたらお気軽にご連絡ください。
何卒よろしくお願い申し上げます。
［TimeRexの場合］
①TimeRex(https://timerex.net/)のリンクから、「今すぐ無料で使ってみる」をクリック
②新規登録
Googleアカウントと連携します。
③アカウント登録が完了すると、かんたん初回設定が始まります。
- 表示名
- 日程調整相手に表示されるあなたの名前を設定してください。
短くわかりやすい名前がおすすめです。
- 日程調整相手に表示されるあなたの名前を設定してください。
- 連携するカレンダー
- TimeRexと連携したいカレンダーを選択してください。
登録されているスケジュールを基にして、日程調整相手に日程候補を提示します。
- TimeRexと連携したいカレンダーを選択してください。
2項目を設定し、「初回設定を完了する」ボタンをクリックすると初回設定は完了です。
TimeRexをはじめるボタンよりダッシュボードに移動してください。
④メンバー招待リンクをご共有ください
ダッシュボードより
- +日程調整カレンダー作成
- 参加メンバー設定の「+メンバー招待」をクリック
- 表示されるURLを担当者へお知らせください
その後の設定はこちらで対応させていただきますので、
いくつか確認させていただく可能性があります。
ご不明点等ございましたらお気軽にご連絡ください。
何卒よろしくお願い申し上げます。